Lieferantenplanung und Transportbuchung trennen
Entscheiden Sie zunächst, ob und wo Sie die Waren aus Ihren Bestellungen an einer Annahmestelle zusammenführen. Separat entscheiden Sie, ob Sie für den Weitertransport Platz in einem Sammelcontainer buchen. Beim LCL-Verfahren von Maersk wird die Ware in einem Container gebündelt und am Bestimmungsort wieder getrennt. Für Ihre Lieferanten kann vor diesem Transportschritt ein eigener Plan für Wareneingang und Versandvorbereitung erforderlich sein.
Versenden Sie die Ware ausschließlich an die bestätigte Annahmestelle. Die eingetragene Firmenanschrift dient als Geschäftsadresse. Erfragen Sie beim Team die aktuellen Annahmeanweisungen, das Format der Referenz und den Ablauf der Anlieferung. Klären Sie vor dem Versand auch gewünschte Zählungen, Fotos, Umpack- oder Lagerleistungen und deren Kosten.
Alle eingehenden Bestellungen in einer Liste führen
Legen Sie je Lieferant oder Bestellung eine Zeile an. Die Kennzeichen der Packstücke müssen mit der Packliste übereinstimmen. Führen Sie einen angekündigten Bereitstellungstermin bis zur tatsächlichen Bereitstellung als voraussichtlich. Die folgende Übersicht ist ein fiktives Beispiel für die Planung.
| Bestellung | Erwartete Ware | Status | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|
| Lieferant A | 4 Kartons | Bereitstellungstermin bestätigt | Anlieferreferenz einholen |
| Lieferant B | 1 Palette | Verpackung noch offen | Endgültige Packmaße anfordern |
| Lieferant C | 2 Kartons | Ankunft unbestätigt | Entscheiden, ob gewartet wird |
Ergänzen Sie Spalten für die erhaltene Menge, Schäden oder Fehlmengen, Lagerbedingungen und die Freigabeberechtigung. Bewahren Sie vollständige Handelsdokumente mit personenbezogenen Angaben und Rechnungsdaten in Ihren eigenen zugriffsgeschützten Dateien auf.
Den Umgang mit verspäteten Bestellungen festlegen
Angenommen, A und B gehen am Montag ein und C wird am Donnerstag erwartet. Entscheiden Sie, ob Sie warten, die bereits verfügbare Ware versenden oder ein separates Angebot für C einholen. Vergleichen Sie dafür den neuen Abfahrtstermin, mögliche Lager- und Handhabungskosten, den erforderlichen Liefertermin und die Kosten einer getrennten Sendung.
Bestimmen Sie, wer bis wann über die Freigabe entscheidet. Lassen Sie vor der Freigabe den verfügbaren Frachtraum, die Angebotsgültigkeit und die endgültigen Frachtdaten erneut vom Team bestätigen. Die Bereitstellung beim Lieferanten und die Versandbereitschaft der Gesamtsendung sind zwei getrennte Schritte.
Frachtdaten und Versanddokumente abgleichen
DHL Global Forwarding nennt unter anderem Handelsrechnung, Packliste, Konnossement und Zollanmeldung als wichtige LCL-Dokumente. Je nach Ware und Route kommen weitere Anforderungen hinzu. Fragen Sie das Team und den Zollagenten am Bestimmungsort nach der Liste für Ihre konkrete Route.
Gleichen Sie Warenbeschreibungen, Mengen, Packstückkennzeichen, Warenwerte und Importeurdaten in den endgültigen Unterlagen ab. Bewahren Sie auch nach dem Bündeln der Kartons die ursprünglichen Lieferantendokumente auf und klären Sie die Zollbehandlung gesondert.
Die Versandfreigabe dokumentieren
- Festhalten, welche Bestellungen mitgehen und welche zurückgehalten werden.
- Endgültige Packmaße, Bruttogewicht und Packliste freigeben.
- Prüfen, welche beauftragten Lagerarbeiten abgeschlossen und welche offen sind.
- Leistungsumfang, Angebotsgültigkeit sowie geplante Start- und Endpunkte des Transports festhalten.
- Bestätigen, wer die endgültigen Dokumente erhält und die Abläufe am Bestimmungsort übernimmt.
Quellen und Geltungsbereich
Primärquellen geprüft am 29. Oktober 2026. Die Angaben der Frachtführer erläutern die Grundlagen. Die Verfügbarkeit und Preise der RFQ-Dienste werden separat bestätigt. Rechenbeispiele und Checklisten dienen der Veranschaulichung.