Plan ontvangst en boeking afzonderlijk
Beslis eerst of je de inkooporders op één punt wilt ontvangen. Bepaal vervolgens of je voor het uitgaande vervoer containerruimte wilt delen. Het LCL-proces van Maersk omvat consolidatie in een container en deconsolidatie op de bestemming. Voor het vervoer kan nog een apart plan nodig zijn om de goederen van je leveranciers te ontvangen en klaar te maken.
Vraag het team om de actuele instructies voor goederenontvangst, het formaat van het referentienummer en de ontvangstafspraken. Het geregistreerde bedrijfsadres is daarvoor niet bedoeld. Stem vóór verzending af welke telling, foto’s, ompakking of opslag nodig zijn en wat die diensten kosten.
Houd alle inkomende orders bij in één register
Maak één regel per leverancier of inkooporder en gebruik dezelfde collimarkeringen als op de paklijst. Markeer de verwachte gereeddatum pas als bevestigd zodra de goederen daadwerkelijk klaarstaan. Dit register dient als voorbeeld voor je planning.
| Order | Verwachte lading | Status | Actie of besluit nodig |
|---|---|---|---|
| Leverancier A | 4 dozen | Gereeddatum bevestigd | Ontvangstreferentie opvragen |
| Leverancier B | 1 pallet | Verpakking nog niet klaar | Definitieve verpakte afmetingen opvragen |
| Leverancier C | 2 dozen | Aankomst niet bevestigd | Beslissen of je wacht |
Voeg kolommen toe voor ontvangen aantallen, schade of tekorten, opslagvoorwaarden en wie de vrijgave mag goedkeuren. Bewaar volledige handelsdocumenten in je eigen beveiligde bestanden. Laat persoonsgegevens en factuurdetails weg uit een openbaar werkblad.
Spreek af wat je doet als één order te laat is
Stel dat A en B op maandag binnenkomen en C op donderdag wordt verwacht. Je kunt wachten, de beschikbare goederen alvast verzenden of een aparte offerte voor C aanvragen. Vergelijk het nieuwe vertrek, eventuele opslag- of afhandelingskosten, de leververeisten en de kosten van een gesplitste zending.
Wijs iemand aan die het besluit goedkeurt en bepaal wanneer dat uiterlijk moet gebeuren. Vraag het team vóór vrijgave om ruimte, geldigheidsduur van de offerte en het definitieve ladingdossier opnieuw te bevestigen. Leg afzonderlijk vast wanneer de leverancier klaar is en wanneer de zending klaar is voor vertrek.
Controleer de definitieve ladinggegevens en documenten
DHL Global Forwarding noemt de handelsfactuur, paklijst, het cognossement en de douaneaangifte als belangrijke LCL-documenten. Aanvullende vereisten hangen af van de lading en route. Vraag het team en de douaneagent op bestemming welke documenten voor jouw route nodig zijn.
Controleer of de goederenbeschrijvingen, aantallen, collimarkeringen, waarden en importeursgegevens in het definitieve dossier overeenkomen. Bewaar de onderliggende leveranciersdocumenten ook als je de dozen samenvoegt. Laat de douaneagent bevestigen welke douanebehandeling mogelijk is.
Leg het vrijgavebesluit vast
- Noteer welke orders meegaan en welke achterblijven.
- Keur de definitieve verpakte afmetingen, het brutogewicht en de paklijst goed.
- Bevestig welk magazijnwerk is afgerond en wat nog openstaat.
- Leg de inbegrepen diensten, de geldigheid van de offerte en de geplande eindpunten vast.
- Bevestig wie de definitieve documenten ontvangt en de zaken op bestemming regelt.
Bronnen en reikwijdte
Primaire bronnen geraadpleegd op 29 oktober 2026. De informatie van vervoerders licht de basisbegrippen toe. De beschikbaarheid en tarieven van RFQ-diensten worden apart bevestigd. De voorbeelden en checklists dienen ter illustratie.