Planifica la recepción de proveedores por separado de la reserva de transporte
Reunir los pedidos de compra en un punto de recepción y contratar espacio en un contenedor compartido son dos decisiones distintas. El proceso LCL de Maersk incluye la consolidación en un contenedor y su desconsolidación en destino. Los pedidos de tus proveedores pueden requerir un plan de recepción y preparación antes de esa etapa.
Solicita al equipo las instrucciones vigentes de recepción de mercancías, el formato de la referencia y las condiciones de recepción. Evita enviar mercancía al domicilio social. Antes de que salga, confirma el recuento, las fotografías, el reembalaje o el almacenamiento que hayas solicitado y sus cargos.
Usa un único registro de pedidos entrantes
Crea una fila por proveedor o pedido de compra y verifica que las marcas de los bultos coincidan con la lista de empaque. Mantén la fecha prevista como provisional hasta que la mercancía esté realmente lista. El registro siguiente es un ejemplo de planificación.
| Pedido | Carga prevista | Estado | Decisión pendiente |
|---|---|---|---|
| Proveedor A | 4 cajas | Fecha de disponibilidad confirmada | Obtener la referencia de recepción |
| Proveedor B | 1 palé | Embalaje incompleto | Pedir las dimensiones con el embalaje final |
| Proveedor C | 2 cajas | Llegada sin confirmar | Confirmar si se espera el pedido |
Añade columnas para la cantidad recibida, daños o faltantes, condiciones de almacenamiento y persona autorizada a aprobar la salida. Guarda los documentos comerciales completos en archivos de acceso controlado y mantén los datos personales o de facturación fuera de las hojas públicas.
Acuerda qué hacer si un pedido se retrasa
Imagina que A y B llegan el lunes y que C se espera el jueves. Puedes esperar, despachar la mercancía lista o cotizar C por separado. Para decidir, compara la nueva fecha de salida, los cargos de almacenamiento o manipulación, el plazo de entrega y el costo de dividir el envío.
Designa a quien aprobará la salida y fija un plazo para decidir. Antes de autorizarla, pide al equipo que vuelva a confirmar el espacio disponible, la validez de la cotización y los datos finales de la carga. Registra por separado cuándo están listos los pedidos y cuándo puede salir el envío.
Concilia los datos finales de la carga y los documentos
DHL Global Forwarding incluye entre los documentos principales de un envío LCL la factura comercial, la lista de empaque, el conocimiento de embarque y la declaración aduanera. Puede haber otros requisitos según la mercancía y la ruta. Pide al equipo y al agente aduanero en destino una lista específica para tu ruta.
Verifica que la descripción de los productos, las cantidades, las marcas de los bultos, los valores y los datos del importador coincidan en todos los documentos finales. Conserva los registros de cada proveedor aunque combines las cajas y confirma el tratamiento aduanero aplicable.
Deja constancia de la autorización de salida
- Identifica los pedidos incluidos y los que quedan pendientes.
- Aprueba las dimensiones embaladas, el peso bruto y la lista de empaque definitivos.
- Confirma qué trabajos de almacén se han completado y cuáles siguen pendientes.
- Registra el alcance y la validez de la cotización y los puntos de inicio y fin previstos del transporte.
- Confirma quién recibe los documentos finales y coordina las gestiones en destino.
Fuentes y alcance
Fuentes primarias consultadas el 29 de octubre de 2026. La información de los transportistas explica los conceptos básicos. La disponibilidad de los servicios y los precios de RFQ se confirman por separado. Los ejemplos y las listas son ilustrativos.