Begin met één verzendbriefing
Geef elke aanbieder dezelfde verpakte afmetingen, hetzelfde brutogewicht, het aantal colli, de productomschrijving, de datum waarop de goederen klaarstaan en de bestemming. Vermeld ook de ophaallocatie en de postcode van het afleveradres. Als de ene offerte bij een magazijn begint en de andere ook de ophaling bij de leverancier omvat, hebben de vrachtbedragen betrekking op verschillende diensten.
Noteer de leveringsvoorwaarde en de bijbehorende plaats. Vraag vervolgens welke diensten de offerte precies omvat. Maersk beschrijft LCL als een traject dat ophaling, consolidatie, documentatie, hulp bij inklaring en verdere levering kan omvatten. Controleer welke stappen in jouw offerte zijn inbegrepen.
Zet de kostenposten naast elkaar
Gebruik dezelfde valuta en dezelfde afbakening van de zending voordat je bedragen optelt. Zet onbekende kosten op een aparte regel. Een lege cel betekent dat de kosten nog openstaan. De bedragen hieronder dienen uitsluitend als rekenvoorbeeld.
| Kosten in USD | Offerte A | Offerte B |
|---|---|---|
| Hoofdtransport | 180 | 260 |
| Afhandeling bij vertrek | 90 | Inbegrepen |
| Afhandeling op bestemming | 160 | Inbegrepen |
| Levering | Niet geoffreerd | 95 |
| Bekend subtotaal | 430 + levering nog onbekend | 355 |
In dit voorbeeld heeft offerte B het laagste bekende subtotaal. Controleer bij beide offertes eerst de belastingen, inklaring, geldigheidsduur en overige uitsluitingen. Als de offertes verschillende valuta gebruiken, houd de totalen dan apart totdat je een wisselkoers hebt gekozen en vastgelegd.
Controleer de rekeneenheid en het minimum
Vraag of de aanbieder rekent per pakket, per factureerbare kilo, per gewichtseenheid op basis van gewicht of volume (W/M), of per container. DHL Global Forwarding legt uit dat gewicht en volume tot verschillende factureerbare gewichten kunnen leiden en dat de omrekenfactor afhangt van de vervoerswijze en vervoerder. Zonder berekeningsgrondslag is een tarief moeilijk te vergelijken.
Vraag naar het minimumbedrag, de afrondingsregel, het uitgangspunt voor stapelbaarheid en eventuele extra afhandelingskosten. Laat de aanbieder opnieuw rekenen met de verpakte lading als je leverancier later een pallet toevoegt of het formaat van de dozen wijzigt.
Houd transittijd en uiterste leverdatum apart
Noteer waar de opgegeven transittijd begint en eindigt. Bij een schatting van haven tot haven plan je ophaling, consolidatie en eindlevering apart. Vraag of de schatting in kalenderdagen of werkdagen is uitgedrukt en wat er gebeurt als de lading het geplande vertrek mist.
Houd in de RFQ-werkruimte tariefgegevens, marktgegevens en eigen aannames herkenbaar gescheiden. Gebruik het document met de schatting om de vergelijking toe te lichten. Een boeking, factuur of bevestiging van acceptatie volgt afzonderlijk.
Vraag om verduidelijking voordat je kiest
- Dekt deze offerte dezelfde ophaal- en afleverlocaties als de andere?
- Welke kosten bij vertrek en op bestemming komen er nog bij, en in welke valuta?
- Welk gewicht, welk volume, welk minimum en welke afronding zijn gebruikt?
- Van welke datum waarop de goederen klaarstaan, geldigheidsduur en eindpunten gaat de offerte uit?
- Wie bevestigt de acceptatie van de goederen en de documentvereisten op bestemming?
Bronnen en reikwijdte
Primaire bronnen geraadpleegd op 29 oktober 2026. De informatie van vervoerders licht de basisbegrippen toe. De beschikbaarheid en tarieven van RFQ-diensten worden apart bevestigd. De voorbeelden en checklists dienen ter illustratie.